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秘書の仕事とは?女性のあこがれ職種に転職するには経営の近くで経験を

秘書のお仕事、女性なら一度は興味を持ったことがあるのではないかと思います。映画やテレビドラマでも「優秀なひと」のイメージで、あこがれる方も多いかもしれません。

けれど実際の仕事内容を想像してみても、”役員のスケジュール調整”くらいしか思いつかない、案外謎の多い職種だと思いませんか?

秘書とはどういう仕事なのか、女性が活躍する背景・理由、これからの時代の秘書職について考察していきましょう。

秘書とはどういう仕事なのか?

秘書の仕事は多岐にわたります。ここでは秘書という仕事の全体像をご紹介します。

秘書の役割は何か?

秘書とは、辞書では下記のように定義をされます。

要職にある人に直属し、機密の事務や文書を扱い、その人の仕事を助ける役。また、その役の人。セクレタリー。

(大辞林 第三版)

秘書には、医療機関で活躍する「医療秘書」、弁護士や司法書士などをサポートする「法律秘書」、政治家に従事する「政治秘書」、そのほか「学校秘書」などいろいろな種類がありますが、今回は企業の経営幹部につく「企業秘書」を取り上げます。

秘書の役割は、企業の社長や役員のサポート役として業務を補佐することです。上司が本来果たすべき役割、本業に集中できるよう裏で支える役目を担います。

秘書の仕事内容

秘書の仕事内容は大きく4つにわけられます。

▼スケジュール管理

例えば、来客や他社への訪問などのアポイント、会議や出張など、上司のスケジュール管理をおこないます。

上司が効率よく仕事を進められるようスケジュールを組むことが重要です。

また、出張の際の公共交通機関や宿泊施設の予約手配も業務のひとつです。出張に同行することもありますし、不在中の対応を任される場合もあります。

予定が変更になった際には緊急度と重要度を考慮し、スケジュールを組み直す必要があるため、秘書には社内外における調整能力が必要になります。

▼電話・メールや来客対応

上司宛ての電話の応対、メールの対応や郵便物の仕分け、来客対応も秘書の業務のひとつです。

必要に応じて自分で対応できるものは処理をし、上司の判断を仰ぐ必要があるものは選別して、上司に取り次ぎます。例えばダイレクトメールなど重要度が低い・不要と思われるものは報告しないなどの判断が必要です。

また、来客対応も重要です。必要であれば社内の案内やお茶出しをおこないます。上司や自社に対しての印象を左右するため、ビジネスマナーが求められます。

外資系企業で秘書を務める場合は、来日した外国人の接待や観光地への案内なども担当します。

▼情報の管理

会議・会合・商談のための資料作成、必要な情報・文書のファイリングや管理をする業務です。必要に応じて文書を取捨選択し、不要なものとファイリングするものとに仕分けをおこないます。

「この資料が見たい」というような上司からの突然の要求にもすぐに対応できるようにしておきます。

また、上司の名前で出す社内文書、お礼状などさまざまな文書を作成することもあります。

取引先や関係者、市場の情報など、上司に必要な情報の下調べをすることも業務のひとつです。話題のニュースなどを含めコンスタントに情報収集することが必要になってきます。

▼身の回りの環境整備

上司が仕事をスムーズに進められるよう、掃除や整理整頓など、環境を整えます。例えば文房具やOA機器の備品、空調の調整など、空間を整えることも含まれます。

また、社内外の関係者に季節の挨拶状やお中元、お歳暮など贈答品を送る際の手配を任されることもあります。来客への手土産の手配なども含め、そういった贈答品に関する情報収集も大切です。

なぜ今、秘書が注目されるのか?

秘書と聞くと、アシスタントのようなイメージがあるかもしれません。確かにスケジュール管理など調整関連の業務が多いですが、秘書は本来、「上司の経営(マネジメント)」を補佐する役割です。

秘書という専門職が認められる時代になる?

企業のミッションは、利益を最大化することです。

そのために社長や役員は成果・利益をいかに効率よく最大化できるか、つまりマネジメント(経営)を考えます。

秘書の仕事の本当の目的はこの「上司の経営」を補佐するためのものです。

欧米では、秘書は「上司の経営(マネジメント)」を補佐する「専門職」だという認識が高く、会社の経営戦略チームの一員として、上司の仕事をサポートします。ときには上司に意見を述べたり、自分の判断で行動することも必要とされます。

いかに上司がスムーズに仕事をこなし成果をあげられるか、先を読みながら仕事の円滑化をサポートする、という点では日本と同じですが、経営に関する知識や視点が必要な専門職であると言えます。

現在の日本の多くの企業では、例えば上司の健康管理など、「上司の身の回り」の世話までが秘書の業務であるようにとらえられているケースも少なくありません。業務内容がぼんやりとしており、「秘書」という存在そのものを活かしきれていない企業が多いのが現実です。

今後、欧米のように秘書の仕事が専門職として認識されるようになれば、秘書職のニーズは高まると考えられます。

多くのステークホルダーとやり取りをする重要な仕事に

秘書の業務は通常やり取りをする相手も企業役員であったり、重要な役職についていることが多いため、一般的な能力であっても高度なスキルが求められます。

  • ビジネスマナー
  • コミュニケーション能力
  • 事務スキル
  • 的確な判断能力 など

臨機応変さも必要です。海外とのやりとりがある場合には、英語力も必要です。

そして上司が上位者であるほど、秘匿性の高い情報に触れる機会が増えます。そういった中枢の仕事にかかわることができる点でやりがいを感じる方もいるかもしれません。

また、当然ながら守秘義務が重要です。これを破ってしまうと、信頼を失うだけでなく、会社の損失になる可能性があります。

会社の命運を左右することもあり得ますので、非常に重要な仕事であると言えるでしょう。

女性が活躍できる秘書職、目指すなら経営に近いポジションで経験を

秘書職は、女性が自分らしく働ける仕事

秘書という仕事の日本での歴史的に女性が圧倒的に多いのが特徴です。

また、出張先での宿泊施設や公共交通機関の手配には上司の好みなどを配慮する場面もあります。

きめ細やかな気配りができる、マルチタスクができる、といった点でも、女性ならではの特性を活かせる職種であると言えるでしょう。

秘書の仕事の大半は裏方、縁の下の力持ち的な業務ですが、そのおかげで上司は本来の業務に専念することができます。人の役に立つことにやりがいを感じられる人にはぴったりの仕事でしょう。

またチームや複数人で仕事をする場合もあるため、休暇を取りやすい、ということも言えます。現在では出産・育児後に時短勤務で復職する女性も多くいらっしゃるようです。

秘書職を目指すなら、より経営目線で仕事をしよう

経費削減やIT化が進むことにより、秘書の雑務的な仕事が増えていく可能性は低いと考えられます。

ですが、欧米における秘書の役割のように、経営陣に意見や助言する立場になっていくなど、経営的な視点や知識が求められる、高度で専門的な職業になる可能性が見込まれます。

経営に近いポジションで経験を積むとともに、関連する総務や人事、広報などの知識が力になるという見方もあります。

また、他の職種でも秘書を目指す際にプラスになるような仕事に関わることができるのではないでしょうか。

例えば下記のような仕事が考えられます。

広報

広報の仕事をこなすには、秘書職と同様、経営的な視点が必要となってきます。経営陣のビジョンを正確に伝えていくことが重要であるためです。この点で秘書職と似た考え方ができる仕事、と言えるのではないでしょうか。

営業事務

営業職をサポートする仕事ですが、先回りして必要なものを手配する、など気配りが重要な点、営業が本業に集中できるようサポートする、と言った点で秘書職と非常に似ている仕事と考えられるでしょう。

プロジェクトマネージャー

プロジェクトマネージャーに必要な資質として「(変更があった際の)柔軟性」「交渉力」などが挙げられています。まさに秘書に求められるものと同じですよね。

プロジェクトマネージャーの場合は、チームの先頭に立って導いていく立場ですから、秘書職よりも表に立って物事を動かしたいタイプの人に向いているかもしれません。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

上司に伴って他社の役員やVIPクラスのひとに会うことができるなど、通常の事務職では機会のない華やかな部分もあり、かつ高度なスキルが求められる、やりがいのある仕事であるように感じられます。

また、多くの女性がもつ資質を活かせる職業のひとつと言えるのではないでしょうか。

人の役に立ちたい、と考えている女性におすすめです。

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