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転職活動で必要なビジネスメールスキルとは|メール1つで印象は変わる?!

転職活動中、企業とのやり取りをするのに欠かせない「メール」

応募や面接日の日程調整から、時には遅刻や書類忘れのお詫びなど、メールを使う機会は数多くあります。

そんな時の、社会人としてのビジネスメールマナーは大丈夫でしょうか。

今回は、転職時のビジネスメールマナーや、基本構成、シーン別の例文、メールのチェックポイントなど、転職時に欠かせない情報をまとめてみました。

転職活動ではメールのマナーも選考の1つ!

「メールに少し誤字があったくらいでは選考からは落とされないだろう」

そんな風に思っていませんか?

メールは選考過程に含まれていないとはいえ、その人の人となりが表われるもの。

面接官はしっかりチェックしています。

ビジネスシーンにおいてメールが与える印象は大きく、例えば返信が遅ければ仕事が遅い人、誤字があれば確認を怠る雑な人などと捉えられてしまうこともあるのです。

転職時であればなおさら、基本的なビジネスマナーは習得しているものと判断され、メールにミスがあると選考が進まない可能性も。

転職時のメールマナーは、最低限として認識しておきましょう。

ビジネスメールの基本マナー

社会人としての基本である、ビジネスメールのマナー。

どこまで習得できているでしょうか。

ここでは、転職活動を進める際に参考にしたい、基本的な3つのマナーについてご紹介します。

返信は漏れなく24時間以内!本文はそのままで!

まずは、メールの返信の際のマナーです。

原則、受け取ったメールは24時間以内に返信しましょう。

即レスにマイナスなイメージを持つ人はいませんよね。

むしろ、やり取りが早く進んで「仕事ができる人だな」とプラスなイメージを持たれ、好印象です。

もし、受け取った内容が確認が必要なものだったり、返信にある程度時間を要する場合は、確認した旨だけでも取り急ぎ返信しておくと良いでしょう。

また、メールを返信する際は、本文は消さずにそのまま引用するのがビジネスメールのルール。

メールのやり取りがすべて分かる状態にしておくことで、自分も相手も、過去のメールをわざわざ見返す必要がなくなり、話の流れがいつでもわかるようにするためです。

メール文だけでなくアドレスもチェックポイント!?

つぎに、送信元のアドレスについてです。

実は、このアドレスも人となりをチェックするポイントです。

現職中の会社のアドレスや、顔文字、「dream」「lucky」などのキラキラワードと呼ばれるキラキラアドレスを使用することは控えましょう。

転職活動中は、専用のメールアドレスを取得するのがベター。

大切な企業からのメールの見落としや、公私混同する人というマイナスなイメージを持たれる心配もありません。

その際取得するアドレスは、自身の名前などを用いたシンプルなものに設定するようにしましょう。

署名は必ず必要!2重署名には気をつけて

最後は、メールの署名についてです。

ビジネスシーンで利用するメール本文の最下部には、署名を記載します。

プライベートなメールでは記載することが少ないかもしれませんが、ビジネスメールでは、署名がないと誰からのメールなのかすぐに把握することができず、不親切なメールとなってしまう可能性があります。

転職活動で利用する署名には、最低限、以下の3点を記載しましょう。

  • 名前
  • 携帯の電話番号
  • メールアドレス

また、2重署名には気をつけましょう。

2重署名とは、本文の最後に自身の名前だけを入れて、その後に続けてまた署名を入れてしまうことです。

署名を入れるのであれば、最後に名前は必要ありません。

意外と見落としがちなので、気をつけましょう!

ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールの基本構成は、

  • 宛先(送信先アドレス)
  • 件名
  • 宛名
  • 本文
  • 署名

の5つからなります。

多くの人が迷うのが、件名には何をいれたら正解なのか、という問題。

件名には、そのメールの内容が伝わるようなキーワードをいれましょう。

例えば、書類送付のメールなのであれば、【書類送付のご連絡(自分のフルネーム)】といった具合です。

長くなりすぎないよう、シンプルにまとめることを意識しましょう。

転職メールでの返信例文をシーン別にご紹介!

ここからは、転職活動中にメールが必要になる際の返信例文をご紹介していきます。

返信に迷った際、ぜひ参考にしてみてくださいね。

転職メール例文|履歴書などを添付して送付する場合

【件名】:履歴書送付のご連絡(名前フルネーム)

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
(名前フルネーム)と申します。

先日ご依頼頂きました履歴書をお送りいたします。
恐れ入りますが、添付ファイルのご確認をよろしくお願いいたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

———————
苗字 名前
電話:090-0000-0000 
メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
———————-

  • 添付ファイル名は添付した書類に沿っているか
  • 添付を忘れたまま送信しようとしていないか
  • 添付ファイルサイズ(1MB以下が目安〉を確認する

転職メール例文|書類不備などの謝罪の場合

【件名】:【お詫び】書類不備について(名前フルネーム)

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
(名前フルネーム)と申します。

先日お送りした書類に不備があったとのこと、大変申し訳ございません。
再度、訂正済みの書類を添付しましたので、ご確認よろしくお願いいたします。

この度はこちらの確認不足により、ご迷惑をおかけいたしました。
改めてお詫び申し上げます。

何卒よろしくお願いいたします。
———————
苗字 名前
電話:090-0000-0000 
メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
———————-

  • 件名に【お詫び】など工夫をして担当者の目に止まりやすくする
  • 謝罪の言葉がしっかり入っているか

転職メール例文|日程変更連絡の場合

【件名】:面接日程変更のご依頼(名前フルネーム)

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
(名前フルネーム)と申します。

×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、
貴社にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

勝手なお願いで恐縮なのですが、
もし可能であれば、以下の日程の中で面接を再調整頂けないでしょうか。

【1】 ●月●日(●)●時〜●時
【2】 ●月●日(●)●時〜●時
【3】 ●月●日(●)●時〜●時

お忙しい中、お手数をおかけし大変申し訳ございません。
ご検討頂きますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————
苗字 名前
電話:090-0000-0000 
メールアドレス:myoji_namae@×××××.ne.jp
———————-

  • こちらから提案する日程に無理はないか
  • 謝罪の言葉がしっかり入っているか
  • 面接当日も日程変更のお礼を口頭で伝える

メールを送る前のチェックポイント

最後に、メールを送る前のチェックポイントについてまとめてみます。

改めて、転職活動中のメールは、大切な選考ポイントです。

チェックを怠ることなく、印象の良いメールを心がけましょう!

  • 送信アドレスは問題ないか
  • 送信先のメールアドレスは正しいか
  • TO、CC、BCCの使い方を間違えていないか
  • 件名は、シンプルで内容の主旨が把握できるものか
  • 宛名の会社名・役職名・名前は正しいか、省略していないか
  • 宛名の御中と様が重なっていないか
  • 相手の名前のあとに敬称をつけ忘れていないか
  • 挨拶文はついているか
  • 自分を名乗っているか
  • 返信が送れている場合は、謝罪の言葉が入っているか
  • 本文の要件はシンプルにわかりやすく書かれているか
  • 結びの挨拶を忘れていないか
  • 署名はついているか
  • 2重署名になっていないか
  • 誤字脱字や、漢字の間違い、間違った敬語は使われていないか
  • 絵文字や顔文字を使っていないか
  • 改行や全体のバランスに違和感はないか
  • 添付が必要な場合、添付ファイルを忘れていないか

編集部から

いかがでしたでしょうか。

転職活動の際のビジネスメールのルール、マナーについてご紹介してきました。

メールは、自分の印象を左右する大切なもの。

転職活動時にマイナスな印象を与えないよう、今回ご紹介した内容は、ビジネススキルとして身につけておきましょう!

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