女性の働き方

今こそデスクトップも整理整頓!仕事を効率化するデスクトップ整理術【Windows / Mac】

気づいたら散らかってしまいがちな、パソコンのデスクトップ。

デスクトップがきれいだと、それだけでなんとなく「仕事デキる女」感がでますよね。

フォルダの整理と合わせて、ぜひデスクトップも整理整頓を心がけましょう。

今回は、デスクトップ整理術、デスクトップ整理につかえるちょいテクを、WindowsとMacOSそれぞれで紹介します!

 【フォルダ管理】もチェック!

仕事効率が格段に上がるフォルダ管理5つのコツ

フォルダ管理のコツをご紹介。仕事の効率化にはフォルダ管理が欠かせません。「あのデータがみたい!」と思った時に、すぐに見つけられたら、仕事も気持ちよく進められます。パソコンのフォルダ管理で覚えておきたい5つのコツをご紹介します。

デスクトップの整理整頓は仕事効率に直結!3つのメリット

パソコンを起動して最初に出てくる基本画面、デスクトップ。

1番目にするところだからと、ついついファイルやフォルダを並べてしまいがちです。

送られてきたファイルや作成した資料を、「またすぐに使うから」と、とりあえずデスクトップに保存している人も多いのではないでしょうか。

1週間もたてば、デスクトップはファイルのアイコンで埋め尽くされてカオス状態…なんてことも。

デスクトップをきれいに整理整頓しておくことにはたくさんのメリットがあるので、面倒くさがらず、この機会にデスクトップも掃除してみましょう!

1|作業効率が上がる

デスクトップが整理されていると、「あの資料、デスクトップのこの辺においたはずなんだけどな…」と、探し物をする時間が減りますよね。

以前もご紹介しましたが、イギリスで実施された調査によれば、人が探し物をする回数は1日に約9回、年間にして約3300個も物を探しているそう。

探し物に無駄に時間をかけないことが、作業効率アップにつながります。

2|パソコンの起動が早くなる

パソコンは起動する時、まずデスクトップにあるファイルを読み込んでからアイコンを表示します。

デスクトップに保存されているファイルが少なければ、起動時に読み取るデータ容量が少なく、パソコンの起動スピードも上がりますよ。

3|ミスが防げる

デスクトップにある資料をメールやチャットで資料を送る時、そこに他のファイルが乱雑に保存してあると、もしかしたら間違って違うファイルを送ってしまうかもしれません。

こうしたケアレスミスを防ぐためにも、デスクトップはもちろんフォルダ内まで整理整頓しておくことが大切です。

セキュリティを考えても、デスクトップは整理すべき

最近は、リモートワークやテレワークを活用する機会も増えてきました。

働き方に自由度が増す中で、私たち働き手個々人が気をつけたいことが『セキュリティ』です。

会社で用意されたオフィスや執務スペースは、大抵の場合、ドアロックや認証システムなどによって、ある一定のセキュリティが保持されていますよね。

しかし、リモートワークやテレワーク、また外出先での仕事となると、セキュリティが保持された空間ではない分、外部の人が何かのタイミングでデスクトップを目にすることがあるかもしれません

その時、名前を見ただけで中身が推測できてしまうようなファイルが不用意においてあったとしたら、それが原因で情報漏洩が起こる可能性もあります。

このように、ファイルの中身だけではなく、たとえデスクトップであっても、セキュリティの観点から注意する必要があるのです。

デスクトップ整理を習慣化するたった1つの心がけ

仕事がデキる人は、得てしてデスクトップがきれいです。

デスクトップの整理整頓ができている人が心がけていることは、たった1つだけ。

それは、【素早く判断して削除・フォルダリングをすることです。

ダウンロードしたファイル、一時共有用のスクリーンショット、明日も作業する資料など、あとで整理しようと思いながら、ずっとそのまま放置されていることも少なくないはず。

たとえすぐにできなくても、1日の終わりにはデスクトップは整頓されている状態をつくりましょう

より効率的に仕事を進めるためにも、デスクトップの整理整頓を習慣化できるように心がけましょう。

デスクトップが整理されていると、スッキリとした気持ちで、快適に仕事に臨むことができますよ!

デスクトップ整理につかえる3つのちょいテク

ここでは、いざデスクトップ整理をはじめる時につかえる3つのちょっとしたテクニックをご紹介します!

WindowsとMacOSで操作が異なるものもありますので、それぞれの方法を記載します。

「知っているよ!」という方には、なんてことないテクニックかもしれませんが、ぜひ今一度見直してみてくださいね!

1|アイコンの配置を整える

デスクトップに保存するファイルやソフトのアイコンは、乱雑に配置するのではなく、使いやすいように並び替えてみましょう。

デスクトップがみやすくなり作業効率アップにつながります。

Windows編

Windowsでできるアイコンの整列方法は2種類です。

  1. アイコンの自動整列
    左上から順番に整列させて配置する
  2. アイコンを等間隔に整列
    任意の場所に等間隔で配置する

デスクトップの何もない場所を右クリックし、【表示】にカーソルを合わせると、自動整列か等間隔整列が選択できます。

MacOS編

Macでできるアイコン整列方法も大きく2種類です。

  1. 整頓
    任意の場所に等間隔で配置する
  2. 整頓順序
    並び順を指定して、右上から順に配置する

デスクトップの何もない場所を右クリック、もしくは[Control]を押しながらクリックします。コンテキストメニューから上記の①②を選択できます。

【整頓順序】にカーソルをあわせると、【名前】【種類】【変更日】【作成日】【サイズ】【タグ】から並び順を選択できます。

2|よく使うソフトは起動しやすい場所に配置

例えばExcelやWordなど、業務を進める中で利用頻度の高いソフトは、仕事効率アップの為にもデスクトップに置いておきたいと思いますよね。

しかしこれらのソフトをデスクトップに配置しようとすると、自動的にショートカットアイコンになってしまいます。

こうした場合は、デスクトップではなくタスクバーに配置しましょう。MacOSの場合はDockに配置できます。

Windows編

タスクバーへ配置するには、配置したいソフトを右クリックし、【タスクバーにピン留めする】を選びます。

また、Windowsの場合、[Windows]キーを押したときに表れるスタートメニューに配置することもできます。

スタートメニューへ配置する場合も、同様に【スタートにピン留めする】という項目がありますので、こちらを選択します。

MacOS編

Dockに配置するには、LaunchpadからDockにアプリをドラッグするだけ。

さらに、アプリを右クリックし【オプション】にカーソルをあわせ、【Dockに追加】にチェックを入れると、常にアプリをDockに表示させることができます。

3|ダウンロードするファイルの保存先を指定

オンライン上でのやりとりが増えると、メールやチャットツールから資料をダウンロードする機会も多くなります。

ダウンロードしたファイルは、たいていの場合、デスクトップに保存されるように設定してありますが、保存先を変更することもできます。

変更の仕方は、ダウンロード元となるGoogleやSafari、各種ソフト・アプリの【設定】から変更することができます。

こちらはWindowsもMacOSも同様の手順です。

ダウンロード一次受けファイルを作成するだけで、デスクトップの整理整頓に役立ちますよ!さっそく試してみましょう。

編集部より

いかがでしたでしょうか。

デスクトップがきれいだと、仕事も気持ちよくこなせそうですね!

定期的に表示されている内容をきれいにしたり、然るべき場所へフォルダリングしたりするなどして、きれいな状態を保ちましょう。

あなたの仕事効率化の一助になればうれしいです。