女性の働き方

パソコンのフォルダがカオス…仕事効率が格段に上がるフォルダ管理5つのコツ

気づいたら、デスクトップもパソコン内のフォルダも散らかり放題…

なんてこと、ありませんか?

「あのデータがみたい!」と思った時に、すぐに見つけられたら、仕事も気持ちよく進められます。

今回は、効率的な仕事術の1つ、パソコンのフォルダ管理で覚えておきたい5つのコツをご紹介します。

フォルダを整理するメリット

フォルダを整理するメリット

一見面倒そうに思えるフォルダ管理ですが、しっかりと整理整頓することによるメリットは意外と大きいです。

下記でご紹介するように、主に業務効率とリスクヘッジにつながります。

資料やデータを探す時間が短縮できる【業務効率化】

圧倒的なメリットとしては、資料やデータを探す時間が少なくなること。

イギリスで実施された調査によれば、人が探し物をする回数は1日に約9回、年間にして約3300個も物を探しているそうです。

この時間を短縮できるだけで、やりたくてもできなかったもの、緊急度は低いけど重要度の高いタスクに着手することができそうですね!

「パソコンでの探し物、多いな…」という方は、ぜひ下記の記事もチェック!

あの資料どこいった?パソコン検索やフォルダ操作の時短技・ショートカットキー10選

パソコン検索のショートカットキーをご紹介!自分のパソコンなのにどこに保存したか覚えていない時など、効率よくパソコン内をデータ検索する際に使えるファイル操作のショートカットキーをご紹介します。

資料が見つからずイライラしない【業務効率化】

意外と大きなメリットが、イライラしないこと。

自分の思い通りにいかず、ふとした瞬間に感じるイライラはその先も持続してしまいがち。

自分が思ったとおりに何かが見つかる環境をつくっておくことも、仕事の効率化を考えるととても大事なことなのです。

データ紛失などのミス防止になる【リスクヘッジ】

リモートワークやテレワークで業務にあたる機会が増えている現在、データ紛失やミス防止につながる取り組みは、セキュリティの面でもとても重要です。

顔を合わせて仕事ができない分、何かトラブルがあった時にすぐに対処しきれない可能性も高いですよね。

こうした不測の事態に備える意味でも、特に組織で共有するフォルダの管理・整理整頓は日頃から意識しておくと良いでしょう。

覚えておきたいフォルダ管理5つのコツ

覚えておきたいフォルダ管理5つのコツ

日々仕事を頑張っている人ほど、PCの中にある資料やデータが膨大です。

その時々でフォルダリングしても、気づけば、PCの中に開かずの間が存在しているなんてこともザラにありますよね。

自分のパソコンをのぞいてみて「フォルダがカオスだ!」と思う人は、まとまって時間が取れそうな時に、一気に片付けてみましょう。

ここでは、フォルダ管理・フォルダ整理をする時のコツをご紹介します!

コツ1|フォルダは3階層まで

日々フォルダ管理を意識していても、フォルダ構造が実に深層までつくられてしまっていることがあります。

フォルダの階層が深ければ深いほど、求める資料にたどり着くまでのクリック数が増えてしまいます。

理想は3階層まで。4クリックで目的のファイルにたどり着けるように構成しましょう。

コツ2|フォルダ分け・ファイル名のルールを決める

フォルダを整理する時にまず考えたいことが「ルール決め」。

コツ1の通り、3階層・4クリックを意識して、どのような項目でフォルダつくるのかを決めましょう。

名前の前方は、英数字でナンバリングすることがおすすめ。

よく使うフォルダやファイルをリストの一番上に来るよう構成すると、より効率が上がります。

コツ3|思い切って削除する

フォルダ内を整理していくうちに、いらない画像やすでに別のサーバーやクラウドにバックアップされている資料などが出てくることもありますよね。

そうした時には、思い切って削除してしまうことも大切です。

過去1年開いていないファイルや、すでに更新されていて、バックアップの必要がない資料などは、この機会に断捨離してみましょう。

定期的に見直し断捨離しておくと、パソコン内のデータが減り、処理スピードも上がりますよ。

コツ4|よく使うフォルダはサイドバーやデスクトップに配置

進行中のプロジェクトなど、一時的によく使うフォルダは、決めたルールに合わせてフォルダを作り、サイドバーに置いておくのもおすすめです。

サイドバーへは、フォルダをドロップするだけで簡単に設置できます。

Windows10では、該当のフォルダを右クリックし、「クイック アクセスにピン留め」をクリックしましょう。

またショートカットキーを作成し、デスクトップに置いておくのも一手です。

コツ5|一時保存フォルダを作成する

一時的に大量発生する画像や統計データファイルなど、「今はかなり使うけど、今後は使わないファイル」は、一時保存フォルダを作成し、放り込んでいくと効率的です。

このフォルダは便利ですが、定期的に削除するなど整理をしないと、今度はこの一時保存フォルダの中でカオスになってしまいます。

プロジェクトや作業が終わるごとに、ゴミ箱へ移動させるか、フォルダリングするかを判断し、整理しておきましょう。

覚えておきたいフォルダ管理5つのコツ

さぁいざフォルダ整理!リネームする時に使えるちょいテク

いざフォルダ整理をする際に、1つずつフォルダの名前を変更していくのはちょっと億劫で面倒ですよね。

そんな時に活用できるリネームテクニックがありますので、合わせてご紹介します。

マウスを使わずに連続して名前を変更する

まずは名前を変更したいフォルダ・ファイルを選択。リストの一番上のものを選択しましょう。

F2ボタンを押すか、もしくはクリックしてフォルダやファイルの名前を変更します。

そのあと「Tabボタン」を押すと次のファイルへカーソルが移動し、そのまま連続して名称変更ができます。

Windows-マウスを使わずに連続して名前を変更する

Macの場合は…

Tabボタンでは、フォルダ・ファイルの名前を連続して変更できません。

名前を変更したいものを選択しEnterを押せば、マウスを使わずとも名前を変更できるので、↑↓のボタンを駆使して、手早くリネームしていきましょう。

一括で連番の名前に変更する

リネームしたいフォルダ・ファイルをリスト内ですべて選び、F2ボタンを押して一番上もしくは一番下のものを選択し、そのまま名前を変更します。

Enterを押すと、選択した範囲のフォルダ・ファイルの名前が一括して変更され、(1)、(2)とナンバリングされます。

Windows-一括で連番の名前に変更する

Macの場合は…

リネームしたいフォルダ・ファイルをリスト内ですべて選び、右クリック。「●項目の名前を変更」をクリックします。

そうすると「Finder 項目の名前を変更」というポップアップが表示されます。

テキストを置き換える」「テキストを追加」「フォーマット」から、一括変更の条件を指定できるので、任意の形でリネームしましょう。

Mac-一括で連番の名前に変更する

編集部より|PCを散らかさないためにこまめに手入れを

いかがでしたでしょうか。

フォルダ管理次第で、仕事効率は格段にアップします。

大切なことは、まずはフォルダ整理の自分ルールをしっかりと決めること。

また、一度きれいに整理をしたら、ぜひこまめに手入れをしましょう。

定期的に一時保存フォルダを整理したり、1日の終わりには、デスクトップも整頓したりするなど、気持ちのよいPC環境を整えましょう。

仕事効率に直結するとわかっていながらも、なかなか時間が取れないPCのフォルダ管理。

リモートワークや自宅勤務が続き、少し時間に余裕のある今、ぜひPCのフォルダ整理に着手してみてはいかがでしょうか。