もあキャリ

夏季休暇の準備は完璧?!休暇前の引継ぎテクニックをご紹介

7月も下旬に差し掛かり、8月に突入します!

8月になると多くの方が夏季休暇をとられると思います。夏季休暇に入る前にやっておくことといえば「引継ぎ」ですよね!

以前は一斉に夏季休暇をとる企業が多かったのですが、今はそれぞれで自由に休暇を取得できる企業が多いようです。

チーム内のメンバーが別々に夏季休暇を取得するとなると「引継ぎ」はさらに重要です。

今回は、休暇前に役立つ「引継ぎテクニック」についてご紹介します!

上手に引継ぎをして楽しい休暇を過ごしてくださいね!

自分の仕事を見える化し、事前に情報共有

みなさんが関わっている仕事によって引継ぎ方法はさまざまかと思いますが、今回はスタンダードな引継ぎテクニックとして、仕事の段取り術に詳しい吉山勇樹さんのテクニックをもとにご紹介します。

長期休暇の場合の引継ぎは、自分の仕事を【見える化すること】【事前に情報共有すること】が必要です。

01|社内・社外に休暇を取得する旨を連絡

社内の上司・チームメンバー・部下は当然ですが、社外のお客様にも休暇を取得する連絡をしましょう。

エビデンスとして残しておくために、で休暇期間と緊急連絡先を記載して送るのが丁寧な対応です。

例えば、「8月〇日~△日までの期間中、夏季休暇をいただきます」というメールをするのが無難ですが、急な連絡にならないように署名に記載しておくのもテクニックのひとつです。

さらに、休暇の前日に「明日からお休みをいただきます」と一言伝えることも、温かみのある対応ではないでしょうか。

02|自分が担当している仕事を洗い出す

引継ぎを考える前に、まずは自分が担当している業務を洗い出し、業務を箇条書きにしてみましょう。

普段当たり前になっている業務を整理する機会にもなりますが、引継ぎが必要な業務と不要な業務を区別することもできます。

03|4つのマトリクスに分類する

書き出した業務を4つのマトリクスに分類しましょう。

縦軸に「非形式・形式」を、横軸に「属人的・非属人的」と記載して、この4象限の通りに書き出した業務を分けていきます。

「非形式・形式」では、業務がマニュアル化されている場合は「形式」、業務がマニュアル化されていない場合は「非形式」に分類します。また、「属人的・非属人的」では、自分だけが担当している場合は「属人的」、自分以外にも担当している場合は「非属人的」に分類します。

ここで重要なのが、「非形式・属人的」な業務です。マニュアル化されていない、かつ自分が担当している業務に関して休暇中にトラブルがあった場合、上司や同僚、ときには部下に対応をしてもらう必要が出てくるかもしれないな、と把握することができます。

04|非形式・属人的な仕事を共有する

「非形式・属人的」な業務の内容や対応方法、お客様情報(氏名・連絡先)、業務の進捗を書き出して、事前に共有しておきましょう。

その際に、誰に共有するのかも決めておくといいでしょう。引継ぎを任される側は事前に確認することができ、分からないことを休暇前に相談することができるため引継ぎ相手にとっても、自分にとっても安心です。

05|上司には、自分の仕事の進捗・優先順位を報告する

上司にとって部下が自分ひとりだけであれば、仕事の進捗や優先順位を把握してもらっていると思いますが、何名もいる場合は報告をしておけるといいですね。

自分の直属の上司は、万が一仕事のトラブルや緊急対応が起こった際の責任者になります。

そう考えれば、自分が担当している仕事内容や進捗・優先準備を資料にまとめるなどして、上司が状況把握ができるように共有しておくとリスクヘッジになります。

トラブルの内容によっては、上司から直接お客様や関係者に連絡をとる可能性もあるため、お客様の氏名・連絡先も記載しておくといいでしょう。

MTGの時間をとって口頭で説明できると、さらにいいでしょう。

急な休暇でも引継ぎができるように、普段から心がけること

夏季休暇のような長期のお休みを取得する際の引継ぎテクニックをご紹介しましたが、こどもの病気や介護などで、急な休みを取得する場合にも引継ぎが発生します。

普段から心がけておくと、いざというときに役に立つテクニックもご紹介します。

普段から仕事の進捗や内容を共有する

仕事と育児を両立するワーキングママさんたちは、突然の休みに備えて、普段から仕事の進捗や仕事内容を共有することで、働きやすい環境をつくっているそうです。

チーム内でも、お互いの信頼関係につながりますね。

また、属人的な仕事が減ると心配になる方もいらっしゃるかもしれませんが、考え方を変えて「アイデア」などで自分らしさを出すこともできますよね。

「こどもの体調不良でいつ休むかわからないので、退社前に翌日の引き継ぎをして帰る」
(33歳/金融・証券/販売職・サービス系)

【参照元|マイナビウーマン

「自分しかできない仕事をつくらない」
(30歳/機械・精密機器/秘書・アシスタント職)

【参照元|マイナビウーマン

普段から仕事を見える化する

普段から自分の仕事を見える化する工夫をしておくだけで、説明が簡単になるだけでなく、休暇前になって急遽対応する手間も省くことができるようです。

「入社したてのころに先輩から、マニュアルはいつでも整備しておきなさいとアドバイスされてから、定期的に更新するようにしています。いざというときはいつでも起こるので」
(32歳/学校・教育関連/事務系専門職)

【参照元|マイナビウーマン

「自分用のチェックリストもかねて、簡単な説明書をつくっておく」
(28歳/人材派遣・人材紹介/事務系専門職)

【参照元|マイナビウーマン

【番外編】業務の引継ぎに効率的な書類の作り方

最後に業務の引継ぎ書類を効率的に作成するテクニックをご紹介します。

業務引継ぎの書類作成のポイントは3つだといわれています。

01|業務フローがわかるようにする

仕事はさまざまな業務がつながって成り立っています。

つまり、業務の一部分だけの説明ではなく、その業務が他のどの業務に関わっているのか、影響を与えるのかまでをわかるようにしておく必要があります。

たとえば、「この業務を対応しておかないと、次の業務の〇〇の数字が出ないから、必ず対応しなければならない」と相手が認識できることで、業務の目的と、先の業務をくんだ仕事をすることができますね!

02|業務を担当する関係者を明確にする

各業務に対して、その関係者を明示します。そうすると相談する相手が明確になり、進行もスムーズになります。

特に、自分が休暇などで不在にする際には、引継ぎをしてくれる担当が動きやすくなるので、ぜひ対応しておきたいですね。

03|手順は丁寧に説明をする

必要な書類やファイルの格納先など、【どこに、どういった名称で、何が保存されているのか】はじめて使用する人でもわかるように説明をしておく必要があります。

自分にとっては当たり前のことであっても、引継ぎを任される側にとってははじめてのことです。

書類・ファイル名や格納先を明記し、どの業務で、どの書類を使用し、どこに格納してあるか手順をまとめておきましょう。

最後に

いかがでしたでしょうか。

長期休暇を満喫するためにも、休暇から戻った際にスムーズに仕事を再開するためにも、しっかりと引継ぎをすることは大切です。

また、長期休暇のときだけに限らず、自分の仕事を見える化し情報共有することは、普段の仕事をスムーズに進めるコツでもあります。

この夏を思いっきり楽しむためにも、丁寧な引継ぎと仕事を心がけましょう!