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仕事の優先順位がつけられない…!2つのマトリクスと優先順位づけ3ステップ

仕事の優先順位がつけられない…!2つのマトリクスと優先順位づけ3ステップ

仕事の効率化」「生産性向上」が注目される今、より効率的に成果を出していくためには、仕事の優先順位づけが大切です。

今回は仕事の優先順位を考える時に活用できる2つのマトリクスと、効率的に成果につなげる優先順位づけ3ステップをご紹介。

今一度、自分の仕事の進め方を見直し、業務遂行力をアップデートしてみましょう!

優先順位を決める2つのマトリクス

優先順位を決める2つのマトリクス

業務やタスクの優先順位を考えるには、優先度を決める指標が必要です。

優先順位を決める時の指標として、参考にできる2つのマトリクスをご紹介します。

まずは、優先順位の考え方を理解し、意識的に業務やタスクを分類するクセをつけましょう!

①「緊急度」と「重要度」でわける

優先順位マトリクス・「緊急度」と「重要度」でわける

上記の表のように、「緊急度」と「重要度」の高低でタスクや業務を分類します。

【優先度1】に分類するべき「緊急度が高く重要度も高い業務」の特徴は「問題・課題」であること。

対応を怠るとマイナスになってしまう可能性があるものは、ここに分類します。

また、「緊急度が低く重要度が高い業務」「緊急度が高く重要度が低い業務」は、どちらを優先すべきか迷ってしまいがち。

緊急度が高いと優先度がたかそうな気がしてしまいますが、重要度が低ければ少し後回しにしても大丈夫なものも多いかもしれません。

生産性を高めるためには、重要度(収益インパクト)を見極めることがポイントになります。

【優先度4】に分類される業務は、一般的には「ムダな業務」とされます。

ただ、とりとめのない会話などを通してリフレッシュできることもあるでしょう。

そうした場合は、自分の中で「生産性・成果を高めるために必要な行動」として考え、時間を決めて取り入れてみてもいいかもしれません。

②「実施難易度」と「成果インパクト」でわける

優先順位マトリクス・「実施難易度」と「成果インパクト」でわける

もうひとつのフレームワークとしてご紹介するのは、「実施難易度」と「成果インパクト」を掛け合わせたマトリクスです。

こちらは、タスクや業務という日々の小さな仕事ではなく、組織やグループで取り組むプロジェクトや施策の優先度を考える時に活用すると良いでしょう。

実施難易度は、社内のリソースや資金、関わる人の多さなど、施策を進めるに当たりそのバックボーンとなる事象を可視化してみると、その高低がわかりやすくなります。

成果インパクトは、つまりいかに収益アップが見込めるかどうかです。

もっとも優先度高く取り組むべきは、「実施難易度が低く成果インパクトが大きい」プロジェクトや施策。

多くの場合、リソースは有限ですので、短期的にでも効果が期待できるものから着手するのがベターです。

ただし、実施難易度が低く取り組みやすいということは、平凡でどうしても競合とバッティングしてしまうこともあります。

競合相手と差をつけるためには、【優先度2】に分類するような、長期的な施策をどう継続的に進めていくかが大切です。

仕事の優先順位づけ3ステップ

仕事の優先順位づけ3ステップ

優先順位の考え方を把握したら、次は優先順位づけを実践してみましょう!

ここでは、効率的に成果につなげるために必要な3つのステップをご紹介します。

Step1|業務・タスクを洗い出す

まずは自分が取り組もうとする業務やタスクを、もれなく洗い出します。

紙に書き出しても良いですが、洗い出し後に分類する必要がありますので、パソコンのエクセルやメモ帳、ふせんなど自由に項目を動かせるようなツールにすると効率的です。

Step2|マトリクスを活用して分類、リストアップする

前項でご紹介したマトリクスを用いて、洗い出した業務やタスクを分類してみましょう。

日々の業務単位であれば「緊急度・重要度」のマトリクスを、施策やプロジェクトの優先順位を決める際には、「実施難易度・成果インパクト」のマトリクスを参考にしてみてくださいね!

Step3|上司やメンバーに確認

最後にぜひ取り組んでいただきたいのは、「優先順位の確認」です。

自分で考えた優先順位が、事業や部門の考え方・方針に見合っているかを上司やメンバーに確認し、認識をすり合わせましょう。

この確認作業をしていれば、業務実施の際に迷いがなくなり、より効率的に進めることができます。

また、仕事の手戻りも減るため生産性アップも期待できます。

時には優先順位を無視した業務進行も大切?!

時には優先順位を無視した業務進行も大切?!

毎日の業務を効率的に進めることを考えると、仕事の優先順位づけはとても大切です。

しかし、タスクの洗い出し・優先順位検討に多大な時間をつかっていては本末転倒になりかねません。

仕事の効率化」「生産性向上」のために重要なことは、素早く決断すること

自分ひとりで決断できないものに関しては、責任者に最短距離で決断をお願いする行動力がポイントです。

また、5分程度で終わる作業や決断は、優先順位マトリクスにそって後回しにせず、その場で片づけるよう意識することも、「仕事の効率化」「生産性向上」につながる習慣です。

編集部より

いかがでしたでしょうか。

業務効率と仕事の成果最大化につながる優先順位づけ。

まずは、業務・タスクの洗い出しをしながら、ご紹介した2つのマトリクスを意識して分類するとことからはじめてみましょう!

この機会に仕事の遂行力をあげ、より責任あるポジションに挑戦させてもらったり、空いた時間でさらなる自己研鑽をしたりするなど、自分をアップデートしてみてくださいね!