女性の働き方

仕事のミスを繰り返さないためにはどうしたらいい?失敗を成功に変える3つのステップ

仕事のミス。

ほんの小さなことから大きなことまで、誰しも1度は経験したことがあると思います。

ミスによって、ひどく上司から怒られた…なんて人もいるのではないでしょうか。

できればミスなく、円滑に仕事を進めていきたいもの。

なるべくミスを減らして、上手に仕事を進めていくにはどのようなことが大切なのでしょうか。

今回は、仕事のミスに注目して、さまざまな視点から仕事でのミスについてまとめてみました。

仕事のミス…なぜ起きてしまう?

「大事な資料でミスをしてしまった…」

「上司に報告忘れをしてしまった…」

など、日々の仕事でのミスはなぜ起きてしまうのでしょうか。

まずは、ミスを引き起こしやすい人の特徴をまとめてみました。

仕事に集中できていない

一般的に、人間の集中力が続くのは約1時間程度だと言われています。

仕事を頑張りすぎるあまり、ついつい休憩なしでずっと仕事をしているなんてことはないでしょうか?

休憩をはさまず仕事を続けていると、集中力が持続せず、ミスを引き起こす原因となります。

1時間毎に10分程度の休憩を取るなど、自分自身の集中力を持続させることができるタイミングを知っておくことが大切です。

休憩によって心も体もリフレッシュすることができ、仕事のパフォーマンスの向上につながります。

また、残業や休日出勤などで十分な休みが取れていないことも、睡眠不足や精神的な疲労蓄積につながり、仕事の集中に影響を及ぼします。

特に、睡眠時間が6時間未満の人は要注意。

慢性的な睡眠不足は集中力の低下に加え、判断力をも鈍化させます。

このような状況になってしまっている人は、まず十分な休みを取得し、集中できる環境を整えることが必要なのです。

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報連相が不十分

仕事をしている中で、迷ったことや伝えるべきことを周囲のメンバーや上司に伝えず、報連相が不十分なこともミスを引き起こす原因となります。

自分勝手に仕事を進めてミスにつながることのないよう、日ごろから上司とのコミュニケーションをきちんと取ることが大切です。

そうすることでミスを減らすことができるだけではなく、上司や周りの人との連携も図ることができ、信頼を築くきっかけにもなります。

「このくらいなら自分で解決できるだろう」などと安易に考えて取り返しのつかないことになってしまっては大変。

ちょっとしたことでも、報連相を徹底するようにしましょう。

仕事の全体像が把握できていない

仕事の全体像を把握していないと目先の仕事にだけとらわれてしまい、きちんと仕事を進めることが難しくなってしまいます。

今取り組んでいる仕事のゴールを知っておくことで、自分が担当している仕事の中でもっとも大切な部分は何かを知ることができ、ミスの防止にもつながります。

また、それだけではなく、ゴールに向けた自分なりのアイデアを考え、自発的に仕事に取り組むこともできます。

自分1人だけで業務を完遂するということは少ないと思います。

仕事を計画的に進めるためにも、仕事の全体像をきちんと把握するよう心がけてみましょう。

仕事のミスは失敗ではない!成功につなげる3つのステップ

仕事でミスをしてしまった後、どのように対応していますか?

失敗をして、そこから得た学びのことを「教訓」と呼びます。

仕事で失敗をしたらとても落ち込みますが、その失敗から学んだことや感じたことを教訓として学んでいけば、同じようなミスは防ぐことができます。

ここからは、仕事のミスを成功につなげる3つのステップについてご紹介します。

1|事実を認め、失敗を受けいれる

まずは、仕事でミスをした事実をきちんと受け止め、失敗を受けいれるようにしましょう。

ミスをしたその事実から一旦離れようとしてしまう人もいるかもしれませんが、大事なことはその失敗をきちんと受け止めること。

事実を認めることで、自分のしてしまったミスについて深く考えることができます。

その次に、どうすれば同じようなミスを繰り返さないかを自分なりに考えていくというステップに入るとよいでしょう。

2|ミスを分析し、教訓を得る

失敗を受けいれた後はミスについて細かく分析し、そこから教訓を得ることが重要です。

そこでぜひ取りいれてみてほしいのが、「得た教訓をメモする」こと。

通常、メモを取るという行為は仕事の内容やスケジュールを忘れないために必要なことと思われがちですが、ここでのメモは「忘れるために書く」という感覚を持ちましょう。

文字に起こして可視化することで、きちんと自分のミスと向きあうことができます。

失敗をバネにしてより良い仕事をすることを心がけましょう。

そしてメモに書いた教訓を生かし、次にまた同じようなミスをしないように心がけることが大切です。

3|常にその教訓を取りいれる

最後は、得た教訓を常に仕事の中に取りいれるよう意識づけましょう。

たとえば、報連相が不十分でミスが起き「報連相を欠かさない」という教訓を得たのであれば、ほんの小さなことでも報連相をする環境を整えましょう。

上司の時間を奪ってしまうなどの懸念がある場合は、オンラインで相談するなどの方法を相談し、今後どのようにミスを予防するかについてきちんと行動を決めておくことがおすすめです。

仕事で成果を出すには、仕事での頑張りはもちろんですが、気持ちのコントロールが大切です。

ミスから得た教訓を心に刻み、仕事に生かしていきましょう。

1番大事なことは「ミスを繰り返さないこと」

ここまで、仕事でミスをしてしまう原因、失敗を成功に変える3つのステップについてご紹介してきました。

人間誰しも仕事でミスをしてしまうのは当たり前のこと。

特に、はじめて取りかかる仕事であればミスはつきものです。

「1回目のミス」は周りの人が助けてくれたり、同情してくれることが多いでしょう。

しかし、同じミスを二度繰り返してしまうと、そうはいきません。

上司や周りの人から「反省していない」「成長していない」という目で見られてしまうことも。

ミスは1度なら誰しも起こりうることなので仕方ありませんが、二度目のミスを起こさないということが最も重要なのです。

ミスを繰り返さない仕組みづくりをしよう

ミスを繰り返さないための仕組みは、どのように考えるとよいのでしょうか。

たとえば、急いでいて書類のミスをしてしまった場合、「次はミスをしないようにしよう」と反省するだけでは意味がありませんよね。

ただ反省するだけではなく、「書類の不備がないように付箋をつけておく」「一度ミスしたことをノートにまとめ整理しておく」など、ミスが起こった原因を考え、また同じ行動をとる時にミスが発生しにくくなる仕掛けを設置しておくのです。

他にも、宛先を間違えて他の人にメールを送ってしまったというミスをしてしまった場合、今後は宛先に似たような名前の人がいたらきちんと区別がつくように工夫して変更しておくなど、ミスをする原因を排除して二度と同じようなミスをしない仕組みを自分なりにつくっていくことがとても大切です。

さらに、お客様に渡す資料にミスがあった場合は人の手で計算していたものを自動入力されるような仕組みに変えてみたり、お客様に渡す前に今一度上司に確認してもらったりすることで、ミスをすることは格段に減ります。

このように、大事なのはミスについて具体的に考えることです。

ミスをしてしまうことが多いという方はぜひ自分なりの仕組みを考えてみてくださいね。

最後に

いかがでしたでしょうか。

同じミスを何度も繰り返してしまうとあなたの評価が下がってしまうだけではなく、信頼を失ってしまう原因にもなってしまいます。

大切なのは同じミスを繰り返さないこと。

ただし、仕事でミスを連発してしまっても決して自分を責めてはいけません。

きちんと反省し「同じミスを繰り返さないような自分なりの仕組みを考えてつくってみる」という動きが非常に大事になってきます。

ぜひ今回ご紹介したミスを繰り返さないための工夫を参考にして、今後に生かしてみてくださいね。

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