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就労証明書の書き方をわかりやすくご紹介!保育園入園の準備から提出完了まで

こどもを保育園に預ける主な理由として、「仕事(就労)が大変で面倒を見られないから」という声が多いと思います。

「こどもを保育園に預けたい!」そんな時、さまざまな書類、手続きが必要ですよね。

保育園に入園する際に必要な代表的な書類の1つとして「就労証明書」があります。

この就労証明書ですが、一体どこでどのように手続きすればよいのか、気になりますよね。

今回は、就労証明書の準備方法から提出方法まで、ママさんたちの「わからない!」を解消していきます。

「実際に就労証明書を書いてみた!」はこちら ↓

就労証明書の書き方|マイナポータルをつかって実際に書いてみた! | morecareee[モアキャリー]あなたらしいライフキャリアが見つかる働く女性の情報メディア

昨年10月(2018年10月)、就労証明書作成に伴う負担軽減のための取り組みがスタート!今回は話題の「マイナポータル」を利用して、就労証明書の入手方法、書き方、便利ポイントなどをまとめました。

 

就労証明書とは?保育園入園の際に必要な書類

こどもを保育園に入園させる際、提出しなければいけない書類として「就労証明書」があります。

そもそも「就労証明書」とはどのような書類なのか、どのように準備すればよいのか、初めての場合はわからず不安ですよね。

まずは、就労証明書そのものについてと、基本的な準備方法をご紹介します。

就労証明書とは?

「仕事(就労)が大変でこどもの面倒を見ることができない…」

こどもを保育園に預ける代表的な理由ですよね。

仕事(就労)を理由としてこどもを預ける際に、必ず提出しなければならない書類の1つに「就労証明書」があります。

これは名前の通り、自分が仕事(就労)していることを証明するための書類です。

保育園を利用するには、「日中に保育が必要な理由」が求められます。就労証明書は、仕事(就労)を理由に保育の必要性を証明するために大切な書類なのです。

入園前はもちろん、保育園利用の継続申請の際にも必要です。

就労証明書のもらい方、フォーマットは?

「就労証明書が大切な書類ということはわかっても、どこで用意すればいいのかわからない…。」

保育園?職場?各自治体?一体どこでもらえるのでしょうか。

基本的に、就労証明書は以下の場所で手に入れることができます。

就労証明書は各自治体によって書式が決まっており、自分自身でフォーマット化して作成することはできません。

各自治体の窓口もしくは保育園での受け取り、足を運ぶ時間のない方は、「マイナポータル」という行政のHPサービスページ上で簡単に作成ができます。  

書き間違えてしまった時はどうする?

大切な書類である「就労証明書」。

書く内容を間違えてしまった時、焦ってしまいますよね。万が一、ミスをしてしまった時は訂正印を押して、正しい内容を記載しましょう。

間違えた箇所が多く、書き直しをしたい場合は、新しく就労証明書をもらったり、ダウンロードするのも1つの手です。ミスのないよう、落ち着いて記入するように心掛けましょう!

就労証明書の書き方は、就業状況によって違う?!働き方別にご紹介!

就労証明書の基本についてわかったところで、実際どのように記入すればよいのでしょうか。

基本的に、就労証明書は勤め先に記入をお願いするものです。ただ、働き方によっては自分で記入する場合もありますので、就業状況別に記入方法についてまとめてみました。

自分がどこに当てはまるのか、事前にチェックしておきましょう!

正社員で勤務している場合

正社員として働いている場合は、就労証明書は勤め先に記入をお願いします。

担当部署は勤務先によって変わりますが、基本的には人事部もしくは総務部が担当している場合が多いです。

多くのママさんが働いている職場では、記入申請を出してから、自分の手元に返ってくるまでに時間がかかる場合があります。そのため、申請書を手に入れたら早めに記入をお願いしましょう。

意外と忘れがちなのが「代表者名・代表者印」です。就労証明書が手元に返ってきた際、提出前に最後のチェックを忘れないようにしましょう!

パート・アルバイトで勤務している場合

パート・アルバイトで働いている場合も、就労証明書は勤め先に記入をお願いします。

ただ、勤務時間の欄に注意する必要があります。パート・アルバイトで勤務をしている方は、シフト勤務になっていることが多いですよね。

勤務時間が短かったり、勤務日数が少なかったりすると、自治体によって定めている「保育の必要性」の条件に満たず、保育園の入園が認められなくなってしまう可能性もあります。

就労証明書の記入をお願いする際には、保育園側が定める勤務時間を確認し、シフト時間や日数を調整するようにしましょう。

自営業の場合

自営業として働いている場合、自分で就労証明書を用意する必要があります。フリーランスとして働いている場合も個人事業主に含まれるため、同様です。

自分で就労証明書を用意する場合、どのように記入すればよいのでしょうか。

主に、以下のような内容を記入する必要があります。

◆記入項目
  • 就労者の名前
  • 就労者の勤務先住所(自宅で仕事をしている場合は自宅でOK)
  • 勤務先の電話番号(仕事専用携帯でもOK)
  • 就労開始年月日
  • 就労時間
  • 休日(月の勤務平均日数もしくは土日祝などの休日)
  • 事業者の名前
  • 屋号(あれば)
  • 事業者印
  • 仕事の業種
  • 業務内容
  • 大体の収入

この他に、開業届や一週間の業務スケジュールの提出が必要な場合もあります。

また、地域の民生委員の署名や捺印が必要になることもあります。各自治体の要項をよく確認しましょう。
※民生委員とは
民生委員法に基づいた、非常勤の地方公務員です。地域の見守りや相談・支援、地域福祉活動などに加え、妊娠中の心配ごとや子育ての不安に関する様々な相談や支援を行っています。

業務委託で働いている場合

雇用ではなく、業務委託として働いている場合は、2通りの就労証明書の記入方法があります。

  1. 取引先に記入をお願いする
    継続して仕事を受注している取引先の企業があれば、交渉次第で就労証明書を記入してもらえる場合があります。
    多くの在宅ワーカーを抱えている企業であれば、就労証明書の記入には慣れている場合が多いので、記入方法は問題ないでしょう。取引先に記入してもらうことで就労証明書の内容に信頼度が出るので、記入してもらえる場合はお願いすることが望ましいです。
  2. 自分で記入する
    取引先に就労証明書を記入してもらえない場合、自営業として自分で就労証明書を記入することもできます。
    開業届を出したあとは、自営業として就労証明書を書く流れと同じです。不安な時は、自治体の窓口で相談してみましょう。

夫婦別居の場合、育休期間中、入院中などはどうする?

就業状況にかかわらず、夫婦が別居している場合、育休に入っている場合、入院している場合など、特別な事情がある場合の就労証明書はどのように準備すればよいのでしょうか。

大切な書類だけに、悩みはつきまとうもの。そんな時の対応方法をまとめてみました!

夫婦が別居している場合

旦那さんが単身赴任している、別居婚をしているなど、夫婦が別居に至る理由はさまざまありますよね。ただ、そんな時の就労証明書はどのようにすればよいのでしょうか。
保育料はおさめている住民税によって決まってきます。

そのため、2人とも会社勤めで、住民票が同じ市区町村にあれば、通常の手続きで大丈夫です。一方、市区町村が違う場合、就労証明書に加えて源泉徴収票が必要になることもあります。

申し込みをする保育園の市区町村に住民票がない場合、課税状況が把握できないので、住民票がない保護者の源泉徴収票を使って、保育料を定める判断材料として必要なのですね。

別居なおかつ住所の市区町村が異なる場合は、就労証明書のほかに必要書類を準備し、どちらかがまとめて出すという形になるので、手間も時間もかかります。事前に準備しておきましょう。

育休期間中の就労証明書

育休期間中の就労証明書は、会社に所属していれば、勤め先に記入してもらうことができます。

この場合、勤め先まで書類を持っていく、もしくは、郵送で送り、返送してもらう方法があります。

この際、就労証明書が折り曲がらないように、クリアファイルなどに入れて投函することをおすすめします。

その時は、以下のポイントにも注意しましょう。

  • 事前に「就労証明書を書いてほしい」という内容を電話などで相談しておく
  • いつまでに返送してほしいのかという期日を同封する
  • 返信用封筒を同封する(※返送先の住所、連絡先を記入しておきましょう)
  • 就労証明書の書き方見本があれば同封して郵送する
  • 投函したら電話でその旨を伝える

記入後のものを受け取ったら、電話や社内SNSなどでお礼を伝えておくと復職もスムーズになるでしょう。

入院中の就労証明書

病気などで勤務ができず休職している場合、就労証明書はどのようにすればよいのでしょうか。このような時には、仕事をしていない状態なので就労証明書ではなく、診断書を提出します。

病院で医師の診察を受け、保育への影響が具体的に記載された診断書を提出することで手続きができます。

就労証明書の記入が完了!提出時に気をつけたいことは?

不備なく就労証明書の記入が完了した後は、提出するだけです。

ここでは、提出時に気をつけたいことをまとめてご紹介します。

就労証明書はいつまでに提出する?

記入完了後の就労証明書をいつまでに提出すればいいか、気になりますよね。

保育園の場合は、入園申込日までに就労証明書を用意しておきましょう。各自治体によって、明確な提出期日が変わってきますので、漏れなくチェックしておくことが大切です。

ちなみに、継続申請の場合は、保育園が定める提出期限までに提出する必要があります。

入園の際も継続の際も、事前に準備しておくことで焦らずに済みますね。

記入が間に合わない時は?

特別な事情や急用などで就労証明書の準備が遅れた場合、「記入が間に合わない!」なんてことも…。

そんな時はまず、各自治体に問い合わせてみましょう。

理由を添えて状況説明、相談をすることで、就労証明書の提出を待ってくれる場合もあります。

ただ、提出が遅れることよって、保育園への入園ランクが下がってしまう場合もあります。

保育園入園には、「こどもや世帯の状況を細かくランクわけをして、総合的な保育優先度が高い順に保育園に入園できる」というルールがあります。そのランクが、提出遅れによって下がってしまうとなれば、とてももったいないですよね。

勤務先によっては、発行に時間がかかることもありますので、事前に準備しておくことを心掛けましょう。

最後に

いかがでしたでしょうか。

こどもが保育園に入園する際、必ず必要になる「就労証明書」。

保育の必要性を証明するために欠かせない書類です。

発行まで時間がかかったり、不備があると大変ですので、準備方法、提出方法について今一度確認しておきましょう!

モアキャリーでは、すべての働くママさんたちの保活を応援しています!