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仕事のタスク管理が苦手…効率的な方法って?管理ポイントとおすすめツールをご紹介

仕事のタスク管理が苦手...効率的な方法って?管理ポイントとおすすめツールをご紹介

今やビジネスシーンでは必須スキルである「タスク管理」

個人のタスクを完了することはもちろん、プロジェクトを遂行するためには欠かせません。

とはいえ、「挑戦してみたけどうまくタスクが管理できない」「方法がよくわからない」と悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。

そこで、今回はタスク管理のポイントをわかりやすく解説。

さらに、タスク管理におすすめのツールもあわせてご紹介していきます。

ぜひ参考にして、取りいれてみてくださいね!

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タスク管理ってどういうこと? 

公園でパソコン作業をする女性

まず、タスク管理を効率的におこなうためには「タスク管理とはどういうものなのか」を知る必要があります。

そもそも、タスクとは「小さい単位の仕事」や「作業」のこと。

それぞれのタスクに優先順位をつけ、効率的に仕事をおこなうための手段を「タスク管理」または「ToDo管理」と呼びます。

タスク管理をきちんとおこなうことで、個人の仕事やプロジェクトをスムーズに遂行することができるのです。

むしろ仕事やプロジェクトを遂行するためには、タスク管理が最重要と言っても過言ではありません。

タスク管理の内容を、以下に詳しくまとめてみました。

やるべきことを分解して「管理」する 

タスク管理をすると、やるべき仕事を分解して今何をすればいいのか明確にすることができます。

たとえば「新商品発表イベントの企画」というプロジェクトの場合、以下のようにタスクを分解できます。

  • 新商品のPR方法を考える
  • イベント日時を決める
  • イベント会場の手配
  • イベント周知の方法
  • イベントスタッフの確保

このようにやるべき仕事や作業を細かく分解することで、「何を」「どのように」「いつまでに」やらなくてはいけないかを明確にすることが可能になります。

そうすると、そこからメンバーにタスクを振りわけ、プロジェクトを進めていくことができます。

順序と量を把握する 

タスク管理は、ただ単にタスクを明確にするだけでは意味がありません。

やるべき仕事の「順序」と「量」を把握することが大切です。

タスクに優先順位をつけて順序を決めていきますが、このときに重要になるのが「緊急度」と「重要度」の判断です。

「緊急度」は、締め切りが近く早く終わらせなければいけないタスクのこと。

「重要度」は、目標達成のためにやるべきタスクのこと。

期日ばかり気にしてしまい、見落としてしまいがちな点です。

タスクの順序を決める際は、「重要度」も視野にいれてタスク管理をするようにしましょう。

また、順序だけではなく、タスクの量も見極めることが大切です。

個人の仕事の場合は、日常的な仕事の所要時間を考慮しつつ、突発的な仕事に対応できるか考える必要があります。

時間・能力・現在の仕事量から、締め切りどおりにタスク完了できるか判断するようにしましょう。

さらに、プロジェクトメンバーのタスク管理をおこなう場合は、適切な量のタスクをメンバーに振りわける必要があります。

タスクを遂行できずにプロジェクトの進行を遅らせてしまう原因にもなるので、作業者と管理者両方のタスク量のバランスを考えるようにしましょう。

効率的にタスク管理するための3つのポイント 

タスク管理を効率的におこなうことで、スピーディーに仕事を進め、気持ちよく仕事をすることができます。

効率的にタスク管理するためのポイントには、以下の3つ。

  1. タスクの全体像を可視化する
  2. タスクの種類をわける
  3. タスク管理の仕組みをつくる

それぞれのポイントを詳しく説明していきます。

タスクの全体像を可視化しよう 

タスク全体を目で見てわかるようにすることで、間違った優先順位で仕事をしていないかを発見しやすくなります。

タスクの可視化は、タスク量が多いプロジェクトチームに有効的。

複数のメンバーが作業にあたるプロジェクトのタスクを、スムーズに管理することができます。

自分ひとりでおこなう作業とは異なり、メンバーすべてのタスクを把握することはなかなか難しいでしょう。

だからこそ、タスクの全体像を可視化することがポイントになります。

プロジェクトを遂行させるために、進捗状況を目で見て把握できるようにしましょう。

タスクの種類わけをしよう 

タスクの種類は、主に「チームタスク」「個人タスク」「ToDo」の3つにわけられます。

チームタスクとは、チームプロジェクトを遂行するためのタスクのこと。

複数人のチームメンバーがやるべき作業や仕事を指します。

個人タスクとは、個人でおこなうプロジェクトを遂行するためのタスクのこと。

仕事以外にも引越しや家事などでも活用できます。

ToDoとは、個人でやるべき仕事を遂行するためのタスクのこと。

郵便物を出す、メールの返信をするなど、細かな作業を忘れないための覚え書きに近いものを指します。

状況にあわせて、これらの3つのタスクを使いわけることがポイントです。

タスク管理の仕組みづくりをしよう  

タスク管理を活用して仕事の効率化をはかるためには、継続することがとても大切。

せっかくタスク管理をはじめても、3日坊主になってしまっては意味がありません。

「毎日決まった時間にタスクを確認する」「週1回定例会議をおこなう」など、タスクのチェックを習慣にしましょう。

アラーム機能やリマインドメールなどを活用して、忘れないようにするのもおすすめです。

また、タスク管理をするうえで重要度がわからなくなったら、ひとりで悩まずに上司や同僚に相談・確認することも大切です。

優先順位がわかればやるべき作業が見えてくる、無駄な作業を省ける、時間を有効活用できるなどのメリットがたくさんあります。

「今何をすべきか」を早めに判断することが、効率的に仕事をする秘訣になります。

タスクの進捗状況を確認する習慣をつけるなど、タスク管理の仕組みをつくることがポイントです。

効率的にタスク管理するための4つのツール  

「タスク管理の重要性は理解できたが、やり方がわからない」「効率的なツールがあるなら知りたい」そんな人のために、効率的にタスク管理するためのツール を4つご紹介します。

自分にぴったりなタスク管理ツールを見つけてくださいね。

紙とペン  

1つめは、紙とペンでタスク管理をする方法を紹介します。

メモ帳や付箋などにタスクを書いて管理する方法で、もっともスタンダードで今すぐ取りいれることが可能です。

メモ帳や手帳を使って管理する場合は、余白スペースを残しておくと便利。

思いついたことや伝達事項を、パッとメモすることができます。

ホワイトボードにタスクを書いた付箋を貼っていけば、チームプロジェクトのタスク管理もしやすくなります。

未着手・進行中・完了などの項目をつくり、付箋を移動させるだけで管理可能。

リアルタイムの情報を共有できるので、チーム全体がひとめでタスクを把握できます。

クラウドサービス・アプリ  

ここからは、タスク管理の代表的なクラウドサービス・アプリを紹介します。

クラウドサービスは、複数人でのタスク共有がスムーズにおこなえるのが魅力のひとつ。

プロジェクトに携わる人数や使い勝手などを考慮して、えらんでみてくださいね。

Backlog(バックログ) 

Backlog(バックログ)は、プロジェクトタスクの管理をスムーズにおこなえるクラウド型のツールです。

現状の完了ペースや工数が自動でわかる「パーンダウンチャート」、個別に優先順位やスケジュールを設定できる「課題管理」、進捗状況をひとめで把握できる「ガントチャート」などの機能があります。

複数のタスク管理に役立つため、多くの企業でも使われているツールです。

Wrike(ライク) 

Wrike(ライク)は、プロジェクトタスクの管理の可視性に優れたクラウド型のツールです。

メンバーのタスク進捗状況がひとめで把握できる「リポートビルダー」、チームの作業負担を公開して簡単に調整をおこなえる「リソース管理」、プロジャクトのスケジュールをリアルタイムで確認できる「ガントチャート」などの機能があります。

ドラックアンドドロップで感覚的に操作ができ、有名企業でも導入されているツールです。

Trello(トレロ) 

Trello(トレロ)は、個人タスクやToDo管理がしやすいクラウド型のツールです。

「ToDo」「作業中」「完了」にわけて簡単にリストを作成でき、リスト毎に期限や進捗状況、コメントを追加できます。

どのタスクが進行中で、どのタスクが完了しているのかひとめでわかるので、仕事の計画も立てやすいです。

少人数であれば、チームで活用することもできますよ。

シンプルで操作しやすい無料のタスク管理ツールなので、ツールを使ってタスク管理をしたことない人にもおすすめです。

最後に 

いかがでしたでしょうか。

タスク管理の重要性や方法、おすすめのツールについてご紹介してきました。

タスク管理は、ビジネスシーンには欠かせないスキルの1つです。

今回ご紹介した内容を参考にして、さっそく今日から効率的なタスク管理をしていきましょう!