女性の働き方

イマイチ仕事が効率化できてない…明日から実践できるワークハック・ライフハック15選

イマイチ仕事が効率化できてない…明日から実践できるワークハック・ライフハック15選

「自分のやりたいことのために時間をつくりたい」
「充実した毎日を過ごしたい」

仕事も家事も頑張る女性だからこそ、自分の時間だって大事にしたい。

長く仕事や社会と関りゆく「人生100年時代」、仕事を効率化して、より自分をアップデートする時間をつくっていくことも大切です。

今回は、仕事の効率化につながるワークハック・ライフハック15選をご紹介したいと思います。

仕事効率化につながる12のワークハック

仕事効率化につながる12のワークハック

まずは、仕事の効率化につながる12のワークハックをご紹介!

明日から実践できる、仕事の効率化につながるヒントをまとめました。

あなたはどれくらい意識して取り組めていますか?ぜひ参考にしてみてくださいね!

1|仕事を可視化する

ビジネスでは、複数の業務を同時進行しなければならないこともあります。

マルチタスクの中、「あれ終わったかな?」「あの確認メールは送ったかな?」など毎回確認することは、効率的ではありません。

確認漏れや納期遅れなどを避けるためには、仕事を可視化することが重要なポイント。

まずは、やるべきことをリストアップしてみましょう。

リストアップは、プロジェクトやテーマごとに優先順位をつけ時間軸で整理します。

自分が携わる仕事が、業務フローのどこに当たるのかを知っておくと優先順位がつけやすくなるでしょう。

仕事の全体像を把握し、優先順位の高い方から今日実施するタスクをリスト化できたら、あとは進めていくだけです。

2|タスク管理を工夫する

タスク管理は、仕事の効率化にかかせません。

紙に書き出したり、アプリやクラウドツールを活用して管理したりするなど、タスクの管理方法はたくさんあります。

より効率的に管理するのであれば、やることをリスト化したあと、自由に並び替えができるツールを活用するのがおすすめです。

ライスステージによっては、仕事だけではなく、恋愛・家庭・育児と、あらゆる場面でタスク管理が必要です。

すべてのタスクを上手に管理することで、仕事や生活の効率化につながります。

3|5分で終わる仕事はその場で片づける

1日にやるべきことをリストアップしていても、時には新しいタスクが発生することもあります。

ちょっとした依頼や5分で終わりそうな作業は、わざわざやるべきことにリストアップせずにその場で終わらせてしまいましょう。

5分と決めて取り組み、もしそれ以上に時間を要してしまいそうだったら、リスト化して、然るべきタイミングで再度取りかかるようにします。

4|カレンダーを整理する

1日のスケジュールを決めることも大切ですが、同時にに長期的な視点で1週間の予定を整理してみましょう。

Googleカレンダーなどを活用し、おおよそのスケジュールでも大丈夫ですので、まずは可視化してみます。

色わけするなどして、変更できる予定、絶対に変更できない予定などがひと目でわかるように工夫できるとベスト。

視覚的に判断できると、考える作業が省けて仕事の効率化につながります。

5|単純作業は夕方に持ってくる

あなたは、時間のかかる複雑な作業と単純作業、どちらの仕事から手をつけますか?

午前中は1日の中でも、特に集中できる貴重な時間帯。

納期が近いなど緊急度の高いタスクがなく、優先順位が同等くらいのものであれば、できる限り複雑な作業からはじめましょう。

そして、疲れがたまって作業効率が落ちてくる夕方に単純作業に着手するのがおすすめです。

仕事の効率化を考えるなら、タスクを「複雑作業」と「単純作業」にラベリングしてみると、スケジューリングしやすいでしょう。

6|手を抜けるところは手を抜く

仕事の効率化を考えるうえで、取捨選択はとても大切。

すべての仕事を完璧にこなそうとすると、時間的な余裕も精神的な余裕も無くなってしまいます。

何に力を入れるのか、どこに手を抜くのかを適切に判断することがポイント。

「仕事では手を抜くポイントがわからない!」という女性は、帰宅後の家事でちょっとだけ手を抜いてみましょう。

精神的余裕を意図的につくり出すことも、立派な効率化です。

またプロジェクト全体を見る立場なら、自分じゃなくてもできるタスクや仕事は、義務と権利をセットにして、メンバーに任せることも重要な効率化ポイントです。

7|報連相は「シンプルかつ丁寧に」を心がける

適切なタイミングで報連相をおこなうことはビジネスの基本ですが、シンプルかつ丁寧におこなうことは意外と難しいもの。

報連相をおこなうために、必要以上に時間をかけてしまうこともしばしばあります。

報連相の内容を簡潔にまとめ、わかりやすく丁寧に伝えることは、一見相手への配慮に感じますが、手戻りがなく工数削減につながりますし、実は自分にとってもメリットは大きいものです。

何のための報連相なのか、その目的をふまえて内容をまとめるように心がけると、伝えるべき点が整理できますよ。

また、自分が思うよりも少し多いくらいの頻度で報連相をおこなうと、上司や周りのメンバーにも安心感が生まれ、チームやプロジェクト全体の効率化にもつながります。

8|時には通知機能をブロックする

メールや電話の対応で作業が中断されて、集中力が途切れてしまうこともありますよね。

仕事に集中できている時は、パフォーマンスが最大化されているタイミングですので、この状態をなるべくキープすることが、効率化には望ましいです。

意図的に、メールやチャットの通知機能を一時的にブロックして、作業に集中する時間をつくることも大切ですよ。

9|業務時間後、夜に予定をいれる

なんとなく仕事に集中できない時などは特に、ダラダラと仕事を続けて無駄に残業してしまいがち。

時間は誰もが平等に与えられた唯一のもの。無駄に過ごしてしまうのはもったいないですよね。

仕事がデキる女性は、意外にも仕事後に予定を入れていることが多いそう。

予定があれば「〇時までに仕事を終わらせないと!」と、自然と仕事の効率化を考えるようになり、それが習慣化にもつながります。

上手に仕事を効率化できない時は、あえて業後に予定をつくることから試してもいいかもしれませんね。

10|デスクやPCのファイルをいつも整理整頓しておく

ある統計によれば、人は1日10分も探し物に費やしているといいます。

また、イギリスの保険会社が成人男女3,000人におこなった調査では、探し物をする回数は平均で1日9回、1年で3285個にもなるそうです。

必要な書類やデータを1分で見つけられるか、10分かかるのかで仕事の効率に大きな差が出ることは明らかです。

それほど整理整頓は仕事の効率化を左右するのですが、できない人が意外と多いのも事実。

整理整頓が苦手という人の多くは、使わないものをいつまでも処理していない傾向にあります。

まずは書類やデータの取捨選択をして、1年間閲覧していないものは思い切って捨てるなど、整理の基準を自分で定めてみましょう。

さらに、デスクやデスクトップに、余計なものが何もない状態してから退社するという習慣をつけると、いつも整理整頓された状態が維持できます。

11|目標を設定して周りに言う

頑張らないと達成できなさそうな目標は、あえて声に出して誰かに伝えてみましょう。

周りの人に目標をあえて宣言すると、「言ったからには達成しよう」という心理が働き、自然と努力するようになります。

「あとちょっと」「あと1歩頑張ろう」と踏ん張りが習慣化すれば、スキマ時間や短い時間であっても効率的に仕事をこなせるようになります。

「前回はプレゼン資料作成に1日かかったから、今回は5時間で終わらせるように頑張ろう」など、小さな目標でも大丈夫。

ちょっとずつ目標達成の成功体験を重ねながら、同時に自分の仕事のクセ(この業務は得意、これは苦手など)を見つけられるよう意識すると、一段と効率化につながりますよ。

12|常に目標から逆算して計画を立てる

目標を達成するためには、常に逆算するクセをつけましょう。

余裕をもって計画すれば、不測の事態が起こっても対応できます。

また、目標からの逆算と同時に大切なのが、現在地の把握です。最終的なゴール地点と現在地の間に小さなゴール地点(マイルストーン)を設定し続けると、計画が順調に進んでいるかの判断材料にもなります。

生活の中でも仕事効率化につながるちょっとした3つのライフハック

生活の中でも仕事効率化につながるちょっとした3つのライフハック一覧

1|生活習慣をルーティン化させる

朝の準備でバタバタすると家を出るころには、ひと仕事終えた気分になることもありますよね。

貴重なエネルギーを朝の準備に使ってしまうのは、少しもったいないかも。

寝る前に朝食や着ていく服を決める、準備の順番を決めるなど、何も考えなくても体が勝手に動くように、朝の作業をルーティン化するのは、おすすめのライフハック。

仕事へのモチベーションも変わりますので、ぜひ試してみてくださいね。

2|通勤時間を有効活用する

現在は通勤することも少ないかもしれませんが、これまでの通勤時間はどのように過ごしていましたか?

いまいち、効率的に通勤時間を使えていないなと思う方は、「通勤時間 = 仕事をはじめるための準備時間」と考えることがおすすめ。

1日の予定を考えるだけでも出社後に時間が取られてしまうので、ToDoリストを通勤時間に考える習慣をつけるのも、仕事の効率化につながります。

3|心のリラックス方法を見つける

仕事を効率的に進めるためには、心の状態を正常に保つことも大切です。

心に余裕がないと、適切な判断ができずに迷ったり悩んだりして仕事の効率が下がることもあります。

また、疲れも取れにくくなるので、考えたりアイデアを出したりするようなクリエイティブな作業であっても効率が悪くなります。

仕事の効率化を考えるなら、普段から自分の心の状態を気にかけ、自分なりのリラックス方法を見つけておくといいでしょう。

上記でお伝えした通勤時間も、心のリラックス時間として確保してみてもいいかもしれませんね!

リモートワークが続く現状であっても、こうした時間を意図的につくることが大切ですよ。

編集部から

仕事を効率化するためのワークハック・ライフハック15選をご紹介しました。

いかがでしたでしょうか。

全部を一度に取り入れるのは難しいかもしれませんが、まずは簡単にできそうなことから少しずつ試して、自分の効率的な仕事術を見つけてみてくださいね!

仕事効率化につながる12のワークハック一覧 生活の中でも仕事効率化につながるちょっとした3つのライフハック